Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
Datenschutzhinweise für Bewerbende und Mitarbeitende
- Wir, die Deutsche Reisesicherungsfonds GmbH (nachfolgend: „wir“ oder „uns“), nehmen den Schutz personenbezogener Daten sehr ernst. Wir behandeln personenbezogene Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Regeln der relevanten Datenschutzgesetze, insbesondere der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
- Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Deutsche Reisesicherungsfonds GmbH, Sächsische Straße 1, 10707 Berlin, datenschutz@drsf.reise (nachfolgend Unternehmen). Sofern Sie Fragen zum Datenschutz bei uns haben, schreiben Sie uns bitte mit dem Zusatz „Datenschutz" oder wenden Sie sich direkt an unseren Datenschutzbeauftragten, Herrn Malte Rheingans, unter drsf@cogito.consulting.
- Zwecke der Datenverarbeitung
- Datenverarbeitung zur Durchführung bzw. im Rahmen eines Vertrages
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um etwaige vertraglichen Verhältnisse abzuwickeln sowie, um ggf. bedarfsgerechte Vertragsangebote unterbreiten zu können, insbesondere ggf. Daten, die wir im Rahmen des Arbeitsvertrages oder des Bewerbungsprozesses von Ihnen erhalten.
Stammdaten (Name und Adresse, Personalnummer), Lebensläufe, Zeugnisse, Angaben zur Beschäftigung (Stellenbeschreibung, Probezeit, Eintritt- und Austrittsdatum), Schulausbildung und -abschluss und Ausbildung, Kontaktdaten (Telefon, Fax, E-Mail) sowie weitere Daten wie Bankdaten, Geburtsdatum und -ort, Geschlecht, Alter, Konfession, Staatsangehörigkeit, Krankenkasse oder Versorgungswerke, Rentenversicherungsträger, Sozialversicherungsnummer, Steuernummer, etwaige Freibeträge, Steueridentifikationsnummer und Steuerklasse die zur Abwicklung der Lohnabrechnung und Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge notwendig sind sowie Informationen, die Sie uns freiwillig im Rahmen des Bewerbungsverfahrens überlassen haben. Informationen zum Familienstand und Elternschaft erfragen wir zur Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge und um festzustellen, ob nach § 55 Abs. 3 Sozialgesetzbuch XI ein Beitragszuschlag zur Pflegeversicherung zu entrichten ist. Sofern die Prüfung der Rechtmäßigkeit der Beschäftigung erforderlich ist, bitten wir um Vorlage einer Arbeitserlaubnis bzw. -genehmigung.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z. B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaubs und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe, Beschäftigungsverbote). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG (neu). Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung der Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 lit. h) i. V. m. § 22 Abs. 1 lit. b) BDSG (neu) erforderlich sein. Dazu erbitten wir nach der Einstellung auch Informationen dahingehend, ob eine Schwerbehinderung vorliegt, um entsprechende Rechte nach dem Sozialgesetzbuch IX wahren zu können, sowie um eine etwaige Ausgleichsabgabe nach § 77 Sozialgesetzbuch IX zu berechnen. Eine Beantwortung dieser Frage ist erst nach einer Beschäftigungszeit von sechs Monaten erforderlich, vorher ist die Beantwortung freiwillig.
Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten wir weitere personenbezogene Daten, unter anderem über Krankheitszeiten, Abwesenheiten (Urlaub, Sonderurlaub, Sabbatical etc.) oder Arbeitszeiten, Durchführung von Weiterbildungsmaßnahmen, Erstellung von Zeugnissen und Mitarbeiterbeurteilungen, Zeiterfassung, Abwicklung von Krankmeldungen, Abwicklung meldepflichtiger Arbeitsunfälle, Durchführung des betrieblichen Wiedereingliederungsmanagements, Erfassung und Betrieb der Unternehmens-IT-Struktur, Beauftragung von Personaldienstleistern zur Mitarbeitergewinnung, Meldungen an Versicherungen für die betriebliche Altersvorsorge, Sicherstellung rechtlicher Vorgaben zum Mutterschutz. Wir führen eine Personalakte, in der wir alle zentralen Informationen, die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind, speichern. Wenn Sie die Inhalte Ihrer Personalakte einsehen möchten, wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung.
Sofern wir die vorgenannten personenbezogenen Daten zur Begründung, zur Durchführung und zur Beendigung eines Arbeitsvertrages oder Bewerbungsprozesses oder zum Zwecke der Personalverwaltung, -planung und/oder -entwicklung sowie zu Verwaltungs- und Organisationszwecken verarbeiten, ist die Grundlage für die Datenverarbeitung Art. 88 Abs. 1 DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG (neu), wonach die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet ist. Andernfalls ist die Grundlage für die Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.
- Datenverarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung
Es kann zudem vorkommen, dass wir für eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Ihnen Ihre Einwilligung erbitten. Jede Erteilung einer Einwilligung und die jeweils relevante Datenverarbeitung erfolgt auf freiwilliger Basis und bei Nichteinwilligung entstehen Ihnen daraus keine Nachteile. Die Datenverarbeitung erfolgt in diesem Fall auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
- Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen
Es kann zudem vorkommen, dass wir Ihre Daten zur Gewährleistung der Sicherheit und des Betriebs oder zur Wahrung sonstiger berechtigter Interessen unseres Unternehmens verarbeiten. Grundlage für die Datenverarbeitung ist dann ggf. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen gestattet, sofern die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen.
- Datenverarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungs- und Nachweispflichten). Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO, der die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gestattet.
- Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Keine Ihr Beschäftigungsverhältnis betreffende Entscheidung beruht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung, es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.
- Empfängern der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden an Dritte nur weitergegeben oder sonst übermittelt, wenn dies zum Zweck der Vertragsabwicklung oder Abrechnung erforderlich ist oder Sie zuvor eingewilligt haben oder eine gesetzliche Grundlage für die Weitergabe besteht. Im Rahmen der Vertragsdurchführung werden Ihre Daten an diejenige Stelle weitergegeben, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigt. Dienstleister, die uns darüber hinaus bei der Erbringung unserer Leistungen unterstützen sind u.U. Software (SaaS)-Anbieter, IT-Dienstleister, insbes. Dienstleister für Soft- und Hardware-Wartung, Hosting-Provider und E-Mail-Dienstprovider.
- Dauer der Datenspeicherung
Grundsätzlich löschen wir Ihre Daten, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, die vorübergehende Aufbewahrung ist weiterhin notwendig. So speichern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn vollen Jahren. Zudem bewahren wir Ihre Daten für die Zeit auf, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).
- Betroffenenrechte
Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit unter der in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten an uns wenden. Ihnen kann zudem ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten sowie ein Recht auf Herausgabe der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zustehen.
Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen. Wenn wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die weitere Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder aber, wenn wir die betreffenden Daten von Ihnen zum Zwecke der Direktwerbung verarbeiten, werden wir Ihre Daten dann nicht mehr verarbeiten. Daneben haben Sie die Möglichkeit, sich an eine Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden (Beschwerderecht).