Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
Verarbeitung personenbezogener Daten durch die für das Online-Bewerbungsverfahren verantwortliche Stelle
Datenschutzhinweise für Bewerbende und Mitarbeitende
- Wir, die Deutsche Reisesicherungsfonds GmbH (nachfolgend: „wir“ oder „uns“), nehmen den Schutz personenbezogener Daten sehr ernst. Wir behandeln personenbezogene Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Regeln der relevanten Datenschutzgesetze, insbesondere der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
- Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Deutsche Reisesicherungsfonds GmbH, Sächsische Straße 1, 10707 Berlin, datenschutz@drsf.reise (nachfolgend Unternehmen). Sofern Sie Fragen zum Datenschutz bei uns haben, schreiben Sie uns bitte mit dem Zusatz „Datenschutz" oder wenden Sie sich direkt an unsere Datenschutzbeauftragte, Frau Antonia Amro, eagle lsp GmbH unter datenschutz@eagle-lsp.de.
- Zwecke der Datenverarbeitung
- Datenverarbeitung zur Durchführung bzw. im Rahmen eines Vertrages
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um das Bewerbungsverfahren durchzuführen und das Beschäftigungsverhältnis zu begründen, durchzuführen und zu beenden. Das betrifft insbesondere Daten, die wir im Bewerbungsverfahren oder im Rahmen des Arbeitsverhältnisses von Ihnen erhalten.
a) Bewerbende: Wir verarbeiten Ihre Kontaktdaten (Name, Anschrift, Telefon, E‑Mail), Lebenslauf, Zeugnisse, Angaben zu Schul‑ und Berufsausbildung sowie weitere Informationen, die Sie uns freiwillig im Bewerbungsverfahren mitteilen.
b) Beschäftigte: Nach Abschluss des Arbeitsvertrags verarbeiten wir zusätzlich insbesondere Stammdaten (Name, Anschrift, Personalnummer, Geburtsdatum und ‑ort, Staatsangehörigkeit), Angaben zur Beschäftigung (Stellenbeschreibung, Probezeit, Eintritts‑ und Austrittsdatum), Bankverbindung, Krankenkasse bzw. Versorgungswerk, Rentenversicherungsträger, Sozialversicherungsnummer, Steuer‑ID, Steuerklasse, Freibeträge und Konfession (für die Kirchensteuer), soweit dies für Lohnabrechnung und Sozialversicherung erforderlich ist.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z. B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaubs und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe, Beschäftigungsverbote). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b) DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG (neu). Dies gilt auch für Ihre Angaben zur Religionszugehörigkeit, welche wir ausschließlich für den Kirchensteuerabzug verarbeiten. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung der Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 lit. h) i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b) BDSG (neu) erforderlich sein. Dazu erbitten wir nach der Einstellung auch Informationen dahingehend, ob eine Schwerbehinderung vorliegt, um entsprechende Rechte nach dem Sozialgesetzbuch IX wahren zu können, sowie um eine etwaige Ausgleichsabgabe nach § 77 Sozialgesetzbuch IX zu berechnen. Eine Beantwortung dieser Frage ist erst nach einer Beschäftigungszeit von sechs Monaten erforderlich, vorher ist die Beantwortung freiwillig.
Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten wir weitere personenbezogene Daten, unter anderem über Krankheitszeiten, Abwesenheiten (Urlaub, Sonderurlaub, Sabbatical etc.) oder Arbeitszeiten, Durchführung von Weiterbildungsmaßnahmen, Erstellung von Zeugnissen und Mitarbeiterbeurteilungen, Zeiterfassung, Abwicklung von Krankmeldungen, Abwicklung meldepflichtiger Arbeitsunfälle, Durchführung des betrieblichen Wiedereingliederungsmanagements, Erfassung und Betrieb der Unternehmens-IT-Struktur, Beauftragung von Personaldienstleistern zur Mitarbeitergewinnung, Meldungen an Versicherungen für die betriebliche Altersvorsorge, Sicherstellung rechtlicher Vorgaben zum Mutterschutz. Wir führen eine Personalakte, in der wir alle zentralen Informationen, die für das Beschäftigungsverhältnis erforderlich sind, speichern. Wenn Sie die Inhalte Ihrer Personalakte einsehen möchten, wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung.
Sofern wir die vorgenannten personenbezogenen Daten zur Begründung, zur Durchführung und zur Beendigung eines Arbeitsvertrages oder Bewerbungsprozesses oder zum Zwecke der Personalverwaltung, -planung und/oder -entwicklung sowie zu Verwaltungs- und Organisationszwecken verarbeiten, ist die Grundlage für die Datenverarbeitung Art. 88 Abs. 1 DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG (neu), wonach die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet ist. Andernfalls ist die Grundlage für die Datenverarbeitung Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.
Die Bereitstellung Ihrer Daten ist für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens bzw. des Arbeitsverhältnisses erforderlich. Ohne diese Angaben können wir das Verfahren bzw. die Lohnabrechnung nicht durchführen. Angaben, die freiwillig sind, kennzeichnen wir als solche.
- Datenverarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung
Es kann zudem vorkommen, dass wir für eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten von Ihnen Ihre Einwilligung erbitten. Jede Erteilung einer Einwilligung und die jeweils relevante Datenverarbeitung erfolgt auf freiwilliger Basis und bei Nichteinwilligung entstehen Ihnen daraus keine Nachteile. Einwilligungen holen wir in der Regel in Textform ein, z. B. für die Aufnahme in den Bewerberpool oder die Veröffentlichung von Fotos. Die Datenverarbeitung erfolgt in diesem Fall auf Grundlage Ihrer Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
- Datenverarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen
Es kann zudem vorkommen, dass wir Ihre Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen verarbeiten. Das sind insbesondere die Gewährleistung der IT‑ und Informationssicherheit, die Verteidigung gegen Rechtsansprüche sowie die interne Verwaltung und Organisation. Grundlage für die Datenverarbeitung ist dann ggf. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen gestattet, sofern die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen nicht überwiegen.
- Datenverarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen
Darüber hinaus verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen … (z. B. handels‑ und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten, lohnsteuer‑ und sozialversicherungsrechtliche Melde‑ und Nachweispflichten sowie Prüfung des Aufenthalts‑ bzw. Arbeitsrechts). Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO, der die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung gestattet.
- Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Keine Ihr Beschäftigungsverhältnis betreffende Entscheidung beruht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung, es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.
Empfänger der personenbezogenen Daten
Ihre personenbezogenen Daten werden an Dritte nur weitergegeben oder sonst übermittelt, wenn dies zum Zweck der Vertragsabwicklung oder Abrechnung erforderlich ist oder Sie zuvor eingewilligt haben oder eine gesetzliche Grundlage für die Weitergabe besteht. Im Rahmen der Vertragsdurchführung werden Ihre Daten an diejenige Stelle weitergegeben, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigt. Empfänger Ihrer Daten sind je nach Einzelfall insbesondere Steuerberatung/Lohnbuchhaltung, Krankenkassen, Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Versicherer der betrieblichen Altersvorsorge und Personaldienstleister. Zudem setzen wir Auftragsverarbeiter ein, etwa SaaS‑Anbieter, IT‑Dienstleister für Wartung, Hosting‑Provider und E‑Mail‑Dienstleister. [konkret ergänzen: HR‑Software, Zeiterfassung, M365 o. ä. Eine Übermittlung Ihrer Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR findet grundsätzlich nicht statt.
Bewerbungen erhalten wir teilweise über Personaldienstleister. In diesen Fällen erhalten wir Ihre Daten von diesen Stellen.
- Dauer der Datenspeicherung
Grundsätzlich löschen wir Ihre Daten, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, die vorübergehende Aufbewahrung ist weiterhin notwendig. So speichern wir Ihre Daten aufgrund gesetzlicher Nachweis- und Aufbewahrungspflichten, die sich unter anderem aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung ergeben.
Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen betragen je nach Unterlage sechs bis zehn Jahre. Zudem speichern wir Daten, solange Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können, in der Regel bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist von drei Jahren.
Bewerbende: Wir löschen Ihre Bewerbungsunterlagen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, sofern Sie nicht in eine längere Speicherung (Bewerberpool) eingewilligt haben.
Beschäftigte: Die Dauer, für die personenbezogenen Daten gespeichert werden, richtet sich nach den jeweiligen Verarbeitungszwecken. Es ist nicht möglich, die verschiedenen Speicherfristen in einem vernünftigen Format an dieser Stelle einzeln zu benennen.
- Betroffenenrechte
Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben folgende Rechte: Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Das Recht auf Datenübertragbarkeit besteht, wenn wir Daten auf Grundlage einer Einwilligung oder eines Vertrags automatisiert verarbeiten.
Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, können Sie Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.).
Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit.
Verarbeitung (personenbezogener) Daten durch den Betreiber der Recruiting-Seite
Allgemeines
Diese Recruiting-Seite wird von der Personio SE & Co. KG betrieben, einem Unternehmen mit Sitz in Deutschland, welches eine Personalverwaltungs- und Bewerbungsmanagement-Software anbietet (https://www.personio.com/legal-notice/). Data). Die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Für diese Daten ist allein das Unternehmen verantwortlich im Sinne von Art. 24 DSGVO, das dieses Online-Bewerbungsverfahren durchführt. Personio ist lediglich Betreiber der Software und dieser Recruiting-Seite und in dem Zusammenhang Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Grundlage für die Verarbeitung durch Personio ist hierbei ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung zwischen der verantwortlichen Stelle und Personio. Zudem verarbeitet die Personio SE & Co. KG zur Erbringung ihrer Dienstleistungen, insbesondere für den Betrieb dieser Recruiting-Seite, weitere Daten, die zum Teil auch personenbezogene Daten sein können. Darauf wird im Folgenden näher eingegangen.
Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRA 115934
Registergericht: Amtsgericht München
Datenschutzbeauftragter: privacy@personio.com
Zugriffsprotokolle („Server-Logs“)
Mit jedem Zugriff auf diese Recruiting-Seite werden automatisch allgemeine Protokolldaten, sogenannte Server-Logs, erfasst. Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Ohne diese Daten wäre es technisch teilweise nicht möglich, die Inhalte der Software auszuliefern und darzustellen. Zudem ist die Verarbeitung dieser Daten aus Sicherheitsaspekten, insbesondere zur Zugriffs-, Eingabe-, Weitergabe- und Speicherkontrolle, zwingend notwendig. Darüber hinaus können die anonymen Informationen für statistische Zwecke sowie für die Optimierung des Angebots und der Technik verwendet werden. Zudem können die Log-Files bei Verdacht auf eine rechtswidrige Nutzung der Software nachträglich kontrolliert und ausgewertet werden. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Erfasst werden allgemein Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel des Zugriffs auf die Software. Der Umfang dieser Protokollierung geht nicht über den gängigen Umfang jeder anderen Webseite im Internet hinaus. Die Speicherdauer dieser Zugriffsprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.
Fehlerprotokolle („Error-Logs“)
Zum Zwecke der Fehleridentifizierung und -behebung werden sogenannte Fehlerprotokolle („Error-Logs“) angefertigt. Dies ist zwingend erforderlich, um auf mögliche Probleme bei der Darstellung und Umsetzung von Inhalten möglichst zeitnah reagieren zu können (berechtigtes Interesse). Diese Daten sind in der Regel Pseudonyme und erlauben daher keine Rückschlüsse auf eine natürliche Person. Die Rechtsgrundlage hierfür findet sich in § 25 Absatz 2 Satz 2 TDDDG. Bei Auftreten einer Fehlermeldung werden allgemeine Daten wie der Domainname der Webseite, der Webbrowser und die Webbrowser-Version, das Betriebssystem, die IP-Adresse sowie der Zeitstempel bei Auftreten der entsprechenden Fehlermeldung/-spezifikation erfasst. Die Speicherdauer dieser Fehlerprotokolle beträgt bis zu 7 Tage. Ein Widerspruchsrecht besteht nicht.
Einsatz von Cookies
Teilweise werden auf dieser Recruiting-Seite sogenannte Cookies eingesetzt. Dies sind kleine Textdateien, welche auf dem Gerät, mit welchem Sie auf diese Recruiting-Seite zugreifen, gespeichert werden. Grundsätzlich dienen Cookies dazu, die Sicherheit beim Besuch einer Website zu gewährleisten („unbedingt erforderlich“), gewisse Funktionalitäten wie Standard-Spracheinstellungen umzusetzen („funktional“), das Nutzungserlebnis oder die Performance auf der Webseite zu verbessern („Performance“) oder zielgruppenbasierte Werbung auszuspielen („Marketing“). Auf dieser Recruiting-Seite kommen grundsätzlich nur unbedingt erforderliche, funktionale und Performance Cookies zum Einsatz, insbesondere zur Umsetzung gewisser Voreinstellungen wie bspw. der Sprache, zur Identifizierung des Bewerbungskanals oder zur Analyse der Performance einer Stellenausschreibung, über die eine nutzende Person auf diese Recruiting-Seite gelangt ist. Die Nutzung von Cookies ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen und damit für die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 (1) b) DSGVO) zwingend erforderlich. Speicherdauer: Bis zu 1 Monat bzw. bis zur Beendigung der Browser-Session Widerspruchsrecht: Sie können über Ihre Browser-Einstellungen selbst bestimmen, ob Sie Cookies erlauben oder der Nutzung von Cookies widersprechen möchten. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung der Cookies zu einer eingeschränkten oder komplett unterbundenen Funktionalität dieser Recruiting-Seite führen kann.
Betroffenenrechte
Sofern durch die Personio SE & Co. KG als verantwortliche Stelle personenbezogene Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der EU Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dabei ggf. insbesondere Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Sofern die Verarbeitung von personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie nach Art. 7 III DSGVO das Recht auf Widerruf dieser datenschutzrechtlichen Einwilligung. Bitte wenden Sie sich zur Geltendmachung Ihrer Betroffenenrechte in Bezug auf die für den Betrieb dieser Recruiting-Seite verarbeiteten Daten an den Datenschutzbeauftragten der Personio SE & Co. KG (siehe Ziffer B.).
Abschließende Bestimmungen
Personio behält sich vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen der Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für einen erneuten Besuch dieser Recruiting-Seite oder eine erneute Bewerbung gilt dann die neue Datenschutzerklärung.